Verplichte kilometerregistratie per 2024; bent u al voorbereid?

Met ingang van 1 januari 2024 bent u als werkgever verplicht om de reisbewegingen van uw medewerkers te registreren indien u meer dan 100 werknemers in dienst hebt. Een extra administratieve verplichting maar ook een aanleiding om eens goed te kijken naar vergroening en verduurzaming van uw arbeidsvoorwaarden!

Waarom deze maatregel?
Een belangrijke doelstelling uit het klimaatakkoord 2019 is dat de CO² uitstoot als gevolg van zogenaamde ‘werkgebonden personenmobiliteit’ in het jaar 2030 met anderhalve megaton moet worden verminderd. Indien het collectief aan Nederlandse bedrijven vóór 2027 niet op koers blijkt te zijn, krijgen ze hiervoor individuele verplichtingen opgelegd op basis van een “wettelijke norm”, is het idee.

Als werkgever dient u daarom met ingang van 1 januari 2024 een registratie bij te houden van de reisbewegingen van uw werknemers en hierover te rapporteren. Het betreft alle kilometers die afgelegd worden als ‘woning/werk verkeer’ en zakelijke reizen. Ook dient u te gaan bijhouden per reis wat voor type vervoer is gebruikt en wat voor brandstof gebruikt is voor het voertuig tijdens de betreffende rit.

Wanneer valt een bedrijf onder de verplichting?
Ondernemingen met 100 of meer werknemers zijn verplicht om te registreren en rapporteren. Bij een onderneming die minder dan 100 werknemers heeft, mag u wel vrijwillig rapporteren.  Er zijn ongeveer 8000 organisaties met 100 of meer werknemers in Nederland. In totaal werkt daar ruim 60% van alle werknemers.

Om vast te stellen of u moet gaan registreren en rapporteren, is er een aantal zaken dat u kunt gebruiken ter toetsing.

Hoe wordt de “100 of werknemers” in dienst geteld?
In deze wetgeving geldt het volgende:
1. Een werknemer wordt gedefinieerd als een ‘”werknemer met een arbeidsovereenkomst van 20 uur of meer per maand”
2. Uitzendkrachten tellen niet mee.
3. Ook voor inhuur, inleen, gedetacheerden geldt dat zij niet voldoen aan het criterium ‘werknemer met arbeidsovereenkomst’.  U telt hen dus ook niet mee, c.q doet geen registratie en rapporteert hen niet.
4. Stagiaires vallen niet onder het begrip ‘werknemer’. 

Volgens KvK nummer
U dient per onderneming te registreren en te rapporteren’, De definitie van een onderneming in deze wetgeving is gebaseerd op het nummer Kamer van Koophandel.

U bekijkt dus per KVK nummer of u moet registreren en rapporteren.  
1. Heeft u meerdere ‘ondernemingen’? Dan dient u per onderneming (lees KVK nummer) te bekijken of u dient te registreren en rapporteren.
2. Heeft u meerdere vestigingen of vestigingsplaatsen maar die vallen allemaal onder het zelfde KVK nummer? Dan telt u de werknemers van alle vestigingen bij elkaar op.
3. Heeft u 5 vestigingen die allemaal een eigen KVK nummer hebben? Dan bekijkt u per vestiging/KVK nummer of u voldoet aan het criterium van 100 of meer werknemers.

Groep van ondernemingen wel 100 medewerkers, afzonderlijke ondernemingen niet?
In de opzet van de systemen is het vertrekpunt de afzonderlijke KVK nummers. Als u een holding heeft met daaronder diverse BV’s, met aparte KVK nummers, bekijkt u per KVK nummer of u 100 medewerkers of meer heeft.

Wat moet ik gaan registreren?
1. Het betreft alle kilometers die te maken hebben met woon-werkverkeer en zakelijke reizen.
2. U dient de kilometers per persoon te registeren, per datum, heen- en terugreis.  We noemen dit een reisbeweging.
3. Tevens dient u per reisbeweging te registreren welke type vervoermiddel is gebruikt.
4. En per reisbeweging dient vastgelegd te worden welk type aandrijving/brandstof is gebruikt:

• Auto, uitgesplitst naar benzine, diesel, volledig elektrisch, hybride  of overige brandstoffen (CNG, LPG, waterstof);
• Motorfiets, benzine of elektrisch;
• Scooters/bromfietsen/speedpedelecs, uitgesplitst naar benzine of elektrisch;
• Fiets uitgesplitst naar ‘trappen’ of elektrisch;
• Lopen;
• Openbaar vervoer. Hiervoor dient u te registeren de jaarkilometers en de kosten.

Per bovenstaande soort van type vervoermiddel plus type brandstof dient u te registeren of de reisbeweging betrekking had op woon-werkverkeer of zakelijk verkeer.

Gelukkig hoeft u geen registratie bij te houden van de daadwerkelijke CO2 uitstoot die gekoppeld is aan het voertuig.

Verschil tussen woon-werkverkeer en zakelijke reizen
Als het goed is heeft u in de arbeidsovereenkomst met iedere werknemer afgesproken wat zijn of haar ‘standplaats’ is. Dat leidt er toe dat indien de werknemer reist van zijn of haar huis naar zijn of haar standplaats, dit als woon-werkverkeer wordt gezien. Indien de werknemer reist van zijn of haar woonplaats naar een andere vestiging van uw bedrijf, wordt dit als zakelijke reis gezien. Indien uw werknemer van zijn of haar ‘standplaats’ reist naar een andere vestiging, is dit ook een zakelijke reis.

Van registratie naar rapportage
Geheel kalenderjaar 2024 registreert u bovengenoemde gegevens. Uiterlijk 30 juni 2025 dient u uw rapportage over 2024 in via het portal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

De gegevens over het gehele kalenderjaar moeten vervolgens verwerkt en bewerkt worden. U consolideert de gegevens naar soort (woning/werk of zakelijk), uitgesplitst naar type vervoermiddel/brandstof. Vervolgens telt u per categorie de kilometers op. Dit dient in het portal ge-upload te worden.

Privé kilometers van werknemers met leaseauto
Strikt genomen hoeven privé kilometers van werknemers met een leaseauto niet geregistreerd te worden. Het gaat puur om registratie en rapportage van werk gerelateerde mobiliteit dus alleen woon-werkverkeer en zakelijke kilometers.

Er is ook een mogelijkheid om een zogenaamde forfaitaire methode toe te passen voor leaserijders. Echter, steeds meer werkgevers willen weten wat de CO² footprint is die hun organisatie achter laat. Vanuit die optiek kan het een overweging zijn om bij de registratie van kilometers van leaseauto’s direct een categorie ‘privé’ kilometers mee te nemen.

Daarmee krijgt u een beter beeld van de verdeling van kosten over privé, zakelijk en woon-werkverkeer. Zo kunt u sturen op de CO² footprint van uw organisatie en werknemers. U rapporteert de privé kilometers die leaserijders hebben afgelegd in ieder geval niet.

Aanpassen administratie en AVG
Om alle reisbewegingen te registreren voor werknemers die geen lease auto hebben, dient u in ieder geval uw administratie aan te passen, of een contract af te sluiten met een dienstverlener op het gebied van mobiliteit. Er zijn verschillende aanbieders van kwalitatief goede oplossingen op dit gebied. Datgene dat u moet rapporteren zijn de geconsolideerde kilometers, brandstofsoorten en type vervoermiddel. U rapporteert geen personen of persoonsgegevens.

Hèt moment om verder te kijken naar verduurzaming van uw arbeidsvoorwaarden
De invoering van de verplichte kilometerregistratie biedt een goede aanleiding om breder te kijken naar een meer duurzamer arbeidsvoorwaardenpakket. Dichtbij ligt het verduurzamen van vormen van mobiliteit binnen uw onderneming, maar u kunt ook denken aan het invoeren van zogenaamd “groen verlof” (waarbij u een duurzame wijze van verlof doorbrengen stimuleren zoals bijvoorbeeld bij het ondernemen van een vakantiereis zonder vliegreis), het vergroenen van uw pensioenregeling, het aanbieden van duurzame maaltijden in het bedrijfsrestaurant of het financieel ondersteunen van werknemers om in privé sfeer te werken aan energiebesparing door middel van het isoleren van hun huis of het installeren van zonnepanelen. En zo zijn er nog veel meer ideeën. 

De arbeidsvoorwaarden adviseurs van Montae & Partners staan voor u klaar om u te helpen bij het vinden van oplossingen! En: het is januari 2024 voor u het in de gaten heeft!